Monet yrittäjät pitävät tilitoimistopalvelua pakollisena kulueränä. Toimitusjohtajakoulun talouden johtamisen valmentaja Juha Kivirinta on asiasta toista mieltä. Hän käy jatkuvasti aiheesta keskusteluja asiakkaiden kanssa ja kokosi nyt asiaan liittyvät pähkinät jokaiselle yrittäjälle avuksi. Juha väittää, että hyvä tilitoimisto kuuluu yrityksen tärkeimpiin kumppaneihin. Se on jopa imagotekijä.
Voiko kaikki taloushuolet ulkoistaa tilitoimistolle?
Kirjanpito tehdään yritystä varten. Luotettavan ja oikea-aikaisen taloustiedon perusteella yrityksessä voidaan tehdä fiksuja ratkaisuja. Osatakseen johtaa ja suunnitella liiketoimintaansa yrittäjän on tärkeää myös itse ymmärtää perusasiat talouden hallinnasta.
Miksi kirjanpitoa ei sitten kannata tehdä itse?
Kirjanpito ei yleensä ole järkevää yrittäjän ajankäyttöä. Kuukausikirjanpidon ulkoistaminen tilitoimiston hoidettavaksi vapauttaa yrittäjän keskittymään tärkeämpään työhön yrityksessä. Ammattilainen tekee tehokkaammin oikeat ja yritystoiminnan luonteeseen sopivat kirjaukset. Yrittäjältä säästyy hermoja ja rahaa.
Kuka huolehtii lainsäädännön muutoksista?
Kirjanpitoa ja verotusta koskevat säännökset muuttuvat jatkuvasti. Yrittäjä ei voi ehtiä seuraamaan ja ymmärtämään kaikkia muutoksia. Luotettavassa tilitoimistossa ammattitaidon ylläpidosta huolehditaan ja muutoksissa pysytään ajoissa mukana. Niistä myös informoidaan asiakasta.
Mihin kaikkeen minä tarvitsen asiantuntijaa?
Taloushallinnon kokonaisuus koostuu monista osa-alueista. Hyvät kysymykset auttavat hahmottamaan avun tarvetta: Hahmotanko taloushallinnon eri osa-alueet vai tarvitsenko siihen jo apua? Millaiset asiat meidän kannattaa hoitaa itse? Ulkoistammeko pelkän kuukausikirjanpidon, tilinpäätöksen ja viranomaisilmoitukset vai tarvitsemmeko laajempaa palvelua ja neuvontaa?
Mihin olemme menossa?
Millaiset ovat tavoitteemme? Kuinka laajaa liiketoiminta on muutaman vuoden kuluttua? Miten varmistan, että tilitoimiston palvelut vastaavat tarpeitamme pidemmälläkin tähtäimellä? Tarvitsenko kirjanpitäjän, jonka osaaminen yltää rutiinitiedon tallentajasta asiakkaan taloushallinnon asiantuntijaksi?
Kenkälaatikossa vai sähköisesti?
Taloushallinnon digitalisoinnista ja sähköisistä palveluista on liikkeellä väärinkäsityksiä ja ehkä ylilupauksiakin. Yksinkertaisimmillaan sähköinen taloushallinto tarkoittaa taloushallintoon kuuluvien töiden hoitamista yhdessä sähköisessä järjestelmässä, jossa kaikki tiedot ovat nähtävillä reaaliaikaisesti. Sähköinen taloushallinto ei ole kaiken virheettömästi hoitava robotti tai automaatti. Vastuuta asioiden hoitamisesta jää edelleen myös asiansa osaaville ja sovittuun toimintamalliin sitoutuneille ihmisille.
Millainen sähköinen ratkaisu sopii meille?
Yhä edelleen joku yrittäjä toimittaa tositteensa kirjanpitäjälle ryppyisinä kenkälaatikossa, mikäli ne ovat vielä tallella. Hyvä kirjanpitäjä osaa neuvoa, miten yrityksessä voi helposti vähentää manuaalisiin rutiineihin, kuten tietojen näpyttelyyn kuluvaa tilitoimiston työaikaa. Perinteisen paperisen ja täysin sähköisen taloushallinnon välille mahtuu vaihtoehtoja. Esimerkiksi kuittien toimittaminen skannattuina tai kuvattuina on tosi sujuvaa. Ja näin toimittaessa huoli lippujen ja lappujen tallessa pysymisestä vähenee.
Mikä kirjanpidossa oikein maksaa?
Tilitoimistojen eri hinnoittelumallit saattavat aiheuttaa hämmennystä. Laskutus voi perustua käytettyyn aikaan, tositteiden määrään, kirjausten (vientien) määrään tai edellä mainittujen yhdistelmään. Tositepohjainen laskutus eroaa vientipohjaisesta. Myös kiinteä kuukausihinta on mahdollinen. Kirjanpidon vaatimaa tilitoimiston ajankäyttöä on vaikea arvioida. Tarjousten vertailu voi olla vaikeaa. Siksi avoin keskusteluyhteys ja ymmärryksen varmistaminen alusta lähtien on tärkeää.
Mistä tulee lisähintaa?
Kannattaa myös varmistaa, mistä veloitetaan lisähintaa. Lisälaskua voi tulla esimerkiksi ylimääräisestä työstä ja asiakkaasta johtuvista viivästyksistä. Lisäksi on hyvä tarkistaa, millainen neuvonta sisältyy laskutukseen ilman lisähintaa.
Läheltä vai kaukaa, onko sillä väliä?
Omaan liiketoimintaan liittyviin kysymyksiin pitää saada apua silloin, kun sitä tarvitsee. Tilitoimistoa valittaessa kannattaakin varmistaa, että tilitoimistoyhteistyö pelaa joustavasti ja kirjanpitäjä on tavoitettavissa sopivasti. Tilitoimiston fyysisellä sijainnilla ei ole juurikaan merkitystä. Välimatka ei ole este erinomaiselle palvelulle. On hyvä varmistaa myös, että asiat tulevat hoidettua myös poikkeuksellisissa tilanteissa.
Voiko talousjargoniaa ymmärtää?
Taloushallinnon ja verotuksen käsitteet voivat tuntua vaikeilta ymmärtää. Kirjanpidon ja verotuksen ohjeet sisältävät viittauksia lakeihin ja asetuksiin, joiden kieli voi olla asiakkaalle vierasta. Asiointi on hankalaa jos asiantuntija ja asiakas eivät ymmärrä toisiaan. Ammattitaitoinen kirjanpitäjä oivaltaa, että vain ymmärretystä tiedosta on apua asiakkaalle. Hän viestii asiat selkeästi ja varmistaa ymmärtämisen. Kirjanpitopalvelu onkin painokkaasti vuorovaikutusta. Ja kysyminen kannattaa aina.
Miten löytyy sujuva yhteistyön malli?
Lopullisesti tilitoimistoyhteistyön sujuvuutta voi mitata vasta käytännön työssä. Taloushallinnon käytännön toteutus sujuu parhaiten ja kohtuullisin kustannuksin, kun työnjaosta, tarpeista ja toimintatavoista on sovittu selkeästi. Kirjanpitäjä voi antaa parhaansa ja keskittyä työhönsä, jos asiakas toimittaa materiaalit sovitusti, on rehellinen, esittää kysymyksiä ja maksaa laskunsa.
Mikä on tärkein valinnan kriteeri?
Sopivan tilitoimiston valintaan ja palveluiden vertailuun kannattaa panostaa. Todennäköisesti kyse on pitkästä ja tiiviistä suhteesta. Hinta on luonnollisesti yksi tärkeä valintakriteereistä. Hinnankin edelle kannattaa kuitenkin priorisoida kokonaisuus. Varmuus siitä, että yritys saa tarvitsemansa avun ja hyödyn palvelusta on kaikkein tärkein valinnan kriteeri.
Hyvin hoidettu taloushallinto on yrityksen imagotekijä
Tilitoimiston palvelut tukevat liiketoiminnan johtamista. Tilitoimisto ja kirjanpitäjä ovat tärkeitä neuvonantajia yrityksen koosta riippumatta. Hyvällä tilitoimistoyhteistyöllä yritys varmistaa, että se saa osuvia neuvoja yrityksen talouden suunnitteluun ja ohjaamiseen, ja sen perusteella koko liiketoiminnan johtamiseen.
Kunnossa ja ajan tasalla oleva taloushallinto tukee myös yrityksen brändiä ja siten sen markkinointia ja työnantajakuvaa. Parhaat tilitoimistot asettavat tavoitteekseen asiakasyrityksen menestymisen ja osaavat tukea tavoitteen toteutumista.
